Voucher de hotel: o que é, como funciona e para quê serve?

O voucher de hotel é um documento indispensável entre os processos e trâmites do dia-a-dia na hotelaria. Trata-se de um comprovante de pagamento e confirmação de reserva encaminhado ao hóspede.

Dado sua importância no setor de turismo, preparamos este artigo com tudo o que você precisa saber sobre o voucher de hotel, e ainda disponibilizamos um modelo de voucher de reserva de hotel exclusivo para você utilizar no seu meio de hospedagem, confira!

O que é um voucher de hotel?

O termo voucher, deriva da língua inglesa, e significa “comprovante”, “garantia”. Ou seja, voucher nada mais é que um recibo ou documento que comprova o pagamento de determinado serviço ou produto.

No setor de turismo um voucher é um documento de confirmação de reserva, encaminhado ao e-mail do hóspede, assim que o hotel recebe a confirmação do pagamento da mesma.

Nota: Para não fazer feio na frente do hóspede, a pronúncia correta é “vautcher” ou “vaucher”.

Como fazer um voucher de hotel?

Independente do assunto em questão, é importante que o atendimento do seu hotel mantenha um padrão entre as mensagens encaminhadas aos hóspedes. Por isso, mesmo você utilizando um modelo de voucher pronto, procure adaptar a mensagem com a identidade do seu meio de hospedagem.

Se utiliza uma linguagem mais formal com seus hóspedes, ou quem sabe mais descolada, faça as alterações de acordo. O formato da mensagem de voucher não tem muita regra, o importante é não deixar as informações necessárias de fora.

Confira a seguir quais informações não podem faltar no seu voucher de hotel:

• Nome, endereço e contatos da sua hospedagem;
• Número do voucher;
• Nome do hóspede responsável pela reserva;
• Número de hóspedes (adultos e crianças);
• Especificação do quarto reservado (simples, duplo, luxo, etc);
• Se há contratação de algum serviço adicional;
• Data de entrada e saída (check-in e check-out);
• Valor total da reserva, valor pago e formas de pagamento;

Juntamente com estes dados, insira uma mensagem informando ao hóspede que a reserva foi confirmada com sucesso, desejando a ele uma ótima estadia.

Leia também: Planilha de reservas para pousadas é a ferramenta mais indicada para a sua gestão hoteleira?

Como funciona o envio do voucher de hotel

O voucher de hotel pode ser enviado manual ou automaticamente.

Alguns sistemas de gestão hoteleira possuem como funcionalidade o envio de voucher automático, o que torna o processo muito mais fácil e rápido, economizando um bom tempo do setor de atendimento do seu hotel.

Com o Sistema Hospedin, o envio de voucher funciona da seguinte forma: Logo, que o hotel recebe a confirmação do pagamento e efetua a reserva no sistema, basta clicar no botão “enviar voucher”, que um e-mail é encaminhado ao hóspede automaticamente com todos os dados da reserva.

Assim você não perde tempo procurando os dados da reserva, escrevendo e-mail e tudo mais. Clique aqui para solicitar um teste grátis do Sistema Hospedin, e veja como é simples e prático. Além disso, o sistema conta com diversas funcionalidades que foram feitas para somar e profissionalizar sua gestão.

Mas caso você ainda não possua um sistema hoteleiro, o mais comum é enviar o voucher manualmente por e-mail.

Nesse caso ainda existem duas formas de encaminhar o documento ao hóspede: você pode encaminhar os dados do voucher direto no corpo do e-mail, ou então encaminhar o arquivo anexado em pdf.

Exemplo de voucher de hotel

Para estas duas formas de envio de voucher, preparamos um modelo exclusivo para você baixar grátis e utilizar em seu meio de hospedagem:

Clique aqui para fazer o download desse modelo de voucher de hotel

Agora, confira as duas formas de como você pode utilizar esse modelo de voucher:

Modo 01 – Enviar documento voucher de hotel em pdf anexado ao e-mail:

1. Faça o download do modelo de voucher de confirmação de reserva em seu computador;
2. Substitua as informações com os dados da reserva do hóspede em questão;
3. Exporte o arquivo como pdf;
4. Anexe o arquivo ao e-mail, insira uma mensagem no corpo do e-mail e pronto, é só enviar!

Modo 02 – Enviar dados do voucher no corpo do e-mail:

1. Faça o download do modelo de voucher em seu computador;
2. Copie as informações do modelo de voucher e cole no corpo do e-mail;
3. Substitua as informações com os dados da reserva do hóspede em questão;
4. Pronto, é só enviar!

O voucher é um documento formal que contém a comprovação de todos os dados da reserva do hóspede. Ele garante às duas partes detalhes que confirmam a compra e prestação dos serviços.

Sendo assim, seu uso é indispensável, pois poderá ser utilizado para quaisquer problemas advindos, como atrasos ou outros transtornos. Por isso, lembre seus hóspedes de sempre levar o voucher de hotel impresso nas viagens.

O que fazer em caso de perda do voucher de hotel?

Caso um hóspede entre em contato informando sobre a perda do voucher de hotel, será simples de resolver a questão.

Se o envio do documento foi realizado por e-mail, conforme as sugestões dadas ao longo deste artigo, basta orientá-lo a acessar novamente a mensagem e fazer uma nova impressão do documento, podendo repeti-la quantas vezes for necessário.

No entanto, caso ele tenha excluído a confirmação de reserva ou não encontre o documento, reenvie-o para o e-mail  indicado, a fim de garantir a confiança e boa impressão ao seu hóspede.

Leia também: FNRH – Ficha Nacional de Registro do Hóspede

Gostou do artigo? Então conta pra gente como é feito o envio do voucher de hotel aí na sua hospedagem, queremos saber sua opinião!