Se você está lendo esse artigo, é porque sabe que manter a taxa de ocupação de uma pousada ou hotel nos dias de hoje é uma tarefa muito difícil. É preciso se esforçar constantemente para manter seu estabelecimento cheio o ano inteiro atraindo constantemente novas reservas.
Contudo, uma das formas mais expressiva de alavancar suas reservas e diminuir o impacto da sazonalidade é a realização de eventos.
Bahl (2003, p.122) afirma que “a promoção de eventos é uma alternativa que pode contribuir para manter alta a taxa de ocupação, além de trazer lucros e consolidar a imagem da empresa”.
Para isso, independente do tipo de evento a ser realizado, é preciso ter locais adequados para cada um deles e é claro, ter uma pessoa ou uma equipe responsável pela organização desses eventos.
Vale ressaltar que contratar um profissional da área é algo muito importante, pois quando um cliente o contrata para organizar seu casamento ou sua palestra ele gera uma expectativa alta sobre esse evento e se algo der errado a imagem do hotel ou da pousada ficará comprometida. Outra questão fundamental é que mesmo que o convidado do evento não seja hóspede do hotel, ele estará analisando tudo, inclusive a possibilidade de se hospedar em algum momento se a experiência dele com o evento for positiva.
Agora que já sabemos os cuidados que devemos tomar, vamos mencionar aqui 5 tipos de eventos que podem alavancar o faturamento e a taxa de ocupação de seu hotel ou pousada.
1. Casamentos
Tem se tornado muito comum a realização de casamentos em hotéis e pousadas, seja a cerimônia e confraternização ou somente confraternização. Para saber se o seu estabelecimento pode organizar esse tipo de evento você precisa analisar a quantidade de convidados, o estilo de casamento que será realizado e se sua estrutura comporta o almejado pelos noivos. Se seu estabelecimento é pequeno, recomendamos que as acomodações fiquem todas bloqueadas e reservadas somente para convidados do casamento, para evitar hóspedes reclamando do barulho, por exemplo.
Pousadas e hotéis na beira da praia são o sonho de consumo para muitos casais que querem realizar seu casamento “pé na areia”. Já hotéis em cidades não litorâneas podem atrair esse público se tiver um local estruturado que possa receber todos os convidados, como um salão de eventos por exemplo. Se você tiver estrutura maior poderá oferecer não só o espaço mas, a organização completa para o evento: buffet, decoração, chá bar, dia da noiva, etc.
Vale muito a pena investir nessa modalidade, até porque casamentos acontecem o ano inteiro. Pense nisso.
2. Treinamentos Empresariais
Esse tipo de evento requer uma estrutura voltada para a área de negócios e desta forma, é fundamental que tenha:
- Acesso Wi-fi no estabelecimento todo.
- Salão (o tamanho do salão será determinante para o tipo de treinamento a ser realizado).
- Projetor multimídia.
- Cadeiras confortáveis. Item importante, pois, treinamentos geralmente são cansativos.
- Banheiros externos, pois em alguns eventos, os participantes não são hóspedes do hotel.
Você poderá agregar um serviço de coffee break e cobrar por participante. Uma dica muito importante: se você nunca realizou um coffee break contrate um profissional especializado para lhe auxiliar pelo menos no primeiro evento realizado.
3. Palestras
Para essa modalidade, é muito importante ter um auditório que abrigue uma quantidade maior de pessoas. Neste caso o hotel ou pousada pode por conta própria, eleger um tema de interesse para um determinado público, contratar um palestrante, fazer a divulgação e cobrar, por exemplo, um “ingresso” para os moradores da cidade, e para aqueles que se hospedarem no hotel um valor diferenciado com desconto atrativo. É muito importante contratar pessoas qualificadas para ministrar a palestra, uma palestra de boa qualidade que agregará valores aos ouvintes os atrairá para futuros eventos.
Outra opção é simplesmente locar o auditório para empresas e palestrantes. Quando for este o caso, o estabelecimento de alguma forma precisa deixar claro aos convidados que o espaço está sendo locado e que o hotel não tem responsabilidade sobre o conteúdo a ser abordado, para se resguardar de um evento que não tenha agradado muito a imagem do estabelecimento.
4. Eventos Gastronômicos
Os eventos gastronômicos são ótima opção para alavancar o faturamento, pois atraem diversos públicos, seja a comunidade local, chefs de cozinha, profissionais da área, curiosos, entre outros.
Um exemplo de evento muito conhecido e adorado por todos é a Semana do Queijo e do Vinho. Durante esta semana podem ser fornecidas palestras com profissionais da área abordando diferenciados temas, como por exemplo:
- Tipos de vinhos mais comercializados;
- Tipos de queijos e suas aplicações na culinária;
- Cursos de Culinária abordando o tema.
Uma ótima idéia seria convidar produtores de vinho e queijo para realizar degustações e inclusive venda de seus produtos. E é claro, no encerramento, ofereça sempre um jantar temático com tudo que foi abordado durante o evento.
A Semana do Queijo e do Vinho foi só um exemplo, mas podem ser abordados diversas temáticas: Semana da Culinária Francesa, Festival Gastronômico de Frutos do Mar, Semana da Culinária Regional, etc. Basta usar da criatividade e mãos na massa!
5. Eventos para melhor Idade
Esse é um público que merece muita atenção, pois aqueles que viajam geralmente o fazem em grupos e já possuem uma vida financeira estável com disponibilidade de maiores gastos além de ficarem por mais tempo em suas viagens, pois já não possuem a vida cheia de compromissos.
Organizar um evento para melhor idade exige muitos cuidados e primeiramente é preciso verificar se seu estabelecimento tem acessibilidade e segurança para recebê-los (Leia o post que fizemos sobre acessibilidade). Eles estão em busca de atenção e diversão, então eventos recreativos são ideais para atraí-los.
Um grande filão destes eventos, por exemplo, é criar uma semana cheia de atividades, com gincanas, palestras (animadas), exposições de artesanato, artes, aulas de dança, alongamento, ginástica entre outros. E para fechar com chave de ouro promova uma grande festal, eles adoram festas temáticas: festa a fantasia, anos 60, entre outros.
Quanto à alimentação é muito importante preparar uma comida balanceada e saudável e é claro sempre ficar atento às restrições alimentares dos participantes.
Eventos para melhor idade são garantia de diversão.
Procure um sistema de Gestão de Hospedagens para organizar suas reservas
Já que o intuito é manter a taxa de ocupação alta, é imprescindível adotar um sistema de gestão hoteleira para melhor organizar suas atividades, controlar suas reservas, consumos, serviços e garantir uma organização de suas contas a pagar e receber. Para garantir o sucesso e acompanhar sua evolução é fundamental organização e controle.
Atualmente os sistemas de gestão hoteleira, armazenam as informações de cadastro de hóspedes, para quem pretende alavancar sua taxa de ocupação e eventos essa é uma excelente ferramenta de marketing.
Assim, podemos perceber que para a organização de um evento existem várias fases e não se pode ignorar nenhuma delas. Estrutura, decoração, alimentação, divulgação, todas elas são indispensáveis para o êxito do evento, por isso a importância de um planejamento antecipado e a contratação de profissionais qualificados.
Agora que você conhece algumas modalidades de eventos e as precauções para realizá-los, basta se planejar o mais cedo possível, com a finalidade de assegurar o êxito do seu trabalho.
