A alta concorrência no setor, a demanda crescente por experiências personalizadas e a necessidade de otimizar custos são apenas alguns dos obstáculos enfrentados diariamente por hoteleiros e pousadeiros.
Nesse cenário, um Sistema de Gestão Hoteleira ou PMS, surge como uma ferramenta essencial para organizar e centralizar todas as operações da hospedagem, proporcionando uma gestão muito mais eficiente.
De acordo com a STR, a ocupação global dos hotéis atingiu 66,2% em 2023, e a implementação de um PMS contribui diretamente para esses números.
Então, se você deseja dominar o uso dessa ferramenta e revolucionar a gestão da sua hospedagem, continue a leitura!
O que é PMS?
Um Property Management System (PMS) é um software projetado para ajudar os meios de a gerenciar e simplificar suas operações diárias.
Ele automatiza processos que vão desde a gestão de reservas até o checkout, permitindo que a equipe se concentre em oferecer um melhor serviço aos hóspedes. Para entender melhor, imagine um PMS como o cérebro da hospedagem, onde todas as operações importantes estão conectadas e sincronizadas.
O PMS também é conhecido de outras formas como, por exemplo:
- Sistema para hotel
- Sistema para pousadas
- Software para hotel
- Sistema de gestão hoteleira
- Software de gestão hoteleira
- Sistema de gerenciamento de reservas
A gente sabe que agilidade no atendimento, organização nos processos e engajamento da equipe, são elementos essenciais para estabelecimentos que desejam se destacar no mercado hoteleiro. E para isso, conte com o PMS.
Veja abaixo, como basicamente ele funciona:
Principais funcionalidades do PMS
Reservas: o PMS permite o gerenciamento eficiente das reservas como um todo. Com o Mapa de Reservas, você visualiza sua ocupação, controla a disponibilidade dos quartos e automatiza a confirmação de vendas, além de gerenciar tarifas e promoções.
Check-in e checkout: automatiza o processo de check-in e checkout ao oferecer a opção de check-in on-line, registra os dados dos hóspedes e gerencia pagamentos. O sistema pode até enviar alertas automáticos para lembrar os hóspedes do horário de saída.
Gestão de hóspedes: armazena informações detalhadas sobre os clientes no cadastro de hóspedes, como preferências, histórico de estadas e solicitações especiais. Isso permite personalizar a experiência, o que é essencial em um mercado onde a fidelização é um diferencial competitivo.
Tarifário: permite a criação de diferentes tipos de tarifas, gerencia promoções e pacotes, e aplica regras de desconto conforme a ocupação e sazonalidade.
Relatórios: fornecem uma visão detalhada da ocupação, receita, despesas, performance dos canais de venda e perfis dos hóspedes, ajudando a tomar decisões mais assertivas e embasadas em dados reais.
Outros módulos: dependendo do PMS, é possível incluir módulos para gestão de governança, manutenção, eventos, restaurantes, spas, e até mesmo sistemas de entretenimento.
Tipos de PMS
Há três principais tipos de PMS disponíveis no mercado, cada um com suas próprias características, vantagens e desvantagens, confira:
PMS Cloud (em nuvem)
Um PMS baseado em nuvem é acessado via internet, sem necessidade de instalação local.
Ele oferece backups automáticos e atualizações frequentes, além de ter um menor custo inicial.
A flexibilidade de acesso remoto e a escalabilidade são grandes vantagens, especialmente para pequenas e médias hospedagens.
PMS On-Premise (local)
Instalado nos servidores do próprio hotel, o PMS on-premise oferece maior controle sobre os dados e permite personalizações mais avançadas.
Ele é ideal para grandes redes de hotéis que lidam com volumes significativos de dados e necessitam de uma infraestrutura mais robusta.
PMS Híbrido
Combina características dos sistemas em nuvem e on-premise, oferecendo flexibilidade e adaptabilidade.
Essa é uma opção atrativa para hotéis que buscam equilibrar controle de dados com a conveniência do acesso remoto.
Comparativo entre diferentes sistemas de PMS
Abaixo, um comparativo entre os principais sistemas de PMS disponíveis no mercado:
Saiba mais: Hospedin versus sistemas de hotelaria: entenda as principais diferenças
Benefícios que um PMS pode oferecer
Já sabemos o que é PMS e sua importância na estratégia de crescimento do meio de hospedagem.
No entanto, nos falta descobrir quais são os reais benefícios que o hoteleiro terá ao investir neste sistema. Sendo assim, observe abaixo 7 super benefícios que um PMS pode oferecer:
Centralização de informações
Acessar um único sistema e conseguir visualizar todo o andamento do negócio em uma única tela além de deixar os processos mais organizados, é sinônimo de alta produtividade.
Nada fica perdido ou guardado na memória das pessoas, desde que elas tenham a rotina de alimentar o PMS.
Agilidade no atendimento
Com a centralização de informações se torna mais fácil cadastrar um hóspede, lançar uma reserva e fazer com que as informações cheguem a quem precisa delas, garantindo assim mais eficiência e agilidade na execução de tarefas importantes.
O hóspede sente quando o meio de hospedagem está, de fato, preparado para atendê-lo.
Integração com os outros sistemas hoteleiros
O hoteleiro pode contar com ferramentas como CRM, Channel Manager, Motor de Reservas, ferramenta de E-mail Marketing, Chatbot e etc.
O PMS acaba centralizando todas essas informações, trocando os dados necessários entre elas e possibilitando a emissão de relatórios mais robustos e assertivos.
Leia também – Channel Manager: gestão de canais de venda para o seu hotel
Organização e padronização nos processos internos
Com a utilização de um PMS, a equipe hoteleira tende a seguir o processo definido e organizado pelo mesmo.
Desta forma, se evita que os colaboradores executem as tarefas de diferentes maneiras causando ruídos, problemas na prestação de serviços e retrabalho.
Segurança das informações
Com sistemas integrados e operando em nuvem, como é o caso do PMS Hospedin, o hoteleiro pode se sentir resguardado quanto à segurança das suas informações.
Os backups automáticos também o resguardam de uma possível interferência no uso do sistema, além de oferecer a praticidade de poder ser acessado de qualquer lugar.
Aumento da produtividade dos colaboradores
A rotatividade na hotelaria ainda é algo que atrapalha um pouco o alinhamento da equipe. Com entradas e saídas de funcionários é preciso ter um centralizador de informações e processos, o que acontece com o uso do PMS.
Um sistema fácil de utilizar, como o Hospedin, acaba sendo fundamental nesse processo.
Viu só quantas vantagens? Mas, para que esse sistema possa fazer seu trabalho e ajudá-lo a ter mais tranquilidade ao longo do tempo, é preciso dar o primeiro passo.
Confira alguns depoimentos de hoteleiros que escolheram o PMS Hospedin para garantir uma gestão mais eficaz:
Como Escolher o PMS Ideal
Para escolher o sistema ideal, siga este guia passo a passo:
- Analise as necessidades e identifique os desafios de cada área do seu hotel ou pousada;
- Defina um orçamento realista de quanto deseja investir na aquisição do sistema;
- Pesquise fornecedores, e compare suas funcionalidades e relação custo-benefício;
- Opte por sistemas que podem ser testados antes da compra, como o PMS Hospedin que oferece 10 dias de teste grátis;
- Teste o sistema e avalie sua usabilidade e integração;
- Negocie os termos do contrato e formalize a contratação do seu sistema.
Dúvidas frequentes sobre o PMS
Já deu para perceber que o PMS possui muitos benefícios para a gestão da hospedagem. Contudo, algumas dúvidas ainda podem estar passando pela sua cabeça.
Portanto, separamos 3 perguntas frequentes para esclarecê-las de vez.
1) O PMS é apenas para grandes hotéis?
Não. O PMS é uma ferramenta valiosa para estabelecimentos de diferentes tamanhos e pode beneficiar diferentes tipos de hospedagens, principalmente os de pequeno e médio porte.
Afinal, com ele é possível automatizar muitos processos, reduzindo o tempo dedicado a tarefas manuais. Isso é especialmente importante para estabelecimentos menores, onde a equipe é enxuta e desempenha várias funções.
2) Um PMS pode ajudar nas estratégias de preço?
Sim. Além de otimizar as operações e melhorar a experiência do hóspede, o PMS de hotel pode ser uma ferramenta muito útil para a gestão de estratégias de preço.
Ao centralizar e armazenar os dados relacionados às reservas, histórico de hóspedes e tarifas é possível identificar informações valiosas para sua precificacão de diárias, como tendências sazonais, picos de demanda e períodos de baixa ocupação.
Além disso, todas as despesas também podem ser registradas no PMS e assim, o hoteleiro tem em mãos todos os dados sobre seus custos.
3) Como implementar o PMS
A implementação de um PMS requer um planejamento cuidadoso para garantir que tudo ocorra da forma esperada.
Por isso, crie um cronograma detalhado para a implementação, incluindo as etapas de instalação, configuração, treinamento e migração de dados.
A sua equipe terá contato direto com a ferramenta, portanto, treine todos os funcionários para garantir que eles saibam utilizá-lo de forma eficiente.
Lembre-se de integrá-lo a outros sistemas que você utiliza como Channel Manager, Motor de Reservas, e sistemas de pagamento, pois assim você evita retrabalhos, erros e perda de informações.
E por fim, mas não menos importante, monitore o desempenho do PMS após a implementação e contate o suporte técnico em caso de eventuais problemas.
Conheça o sistema de gestão PMS Hospedin
Se você chegou até aqui, já deve ter entendido como o PMS pode ajudar no controle das reservas e na gestão da sua hospedagem como um todo.
Então, que tal contar com o PMS Hospedin na sua jornada?
Você pode testá-lo gratuitamente por 10 dias e comprovar os benefícios de uma gestão mais simples e produtiva.
Se você deseja se destacar neste mercado altamente competitivo deve considerar a implementação desta ferramenta na sua gestão.
Agora conta pra gente: você já utiliza um PMS? Qual é o papel dessa ferramenta no seu negócio?
