A concorrência na hotelaria tem exigido cada vez mais esforços dos meios de hospedagem para serem competitivos.
Os hóspedes estão cada vez mais exigentes e não avaliam os hotéis e pousadas somente pelos serviços prestados durante a hospedagem, mas também por todo o processo que se inicia no primeiro contato via site, e-mail ou telefone.
Qualquer erro durante o processo de reserva pode afetar a credibilidade do seu meio de hospedagem, e a gestão manual das reservas dá abertura para diversos problemas.
Por isso, uma boa parte dos proprietários estão contando com a tecnologia como aliada. Somente um bom software hoteleiro poderá proporcionar todas as ferramentas necessárias para elevar o nível do seu negócio.
Veja a seguir alguns motivos que levam seus concorrentes a adotarem um software hoteleiro e que farão você abandonar de vez o uso de planilhas e controles manuais.
Vantagens competitivas do software hoteleiro:
Mapa de reservas
O mapa de reservas permite que você visualize em uma única tela os períodos em que os quartos estão ocupados, pré-reservados e reservados, tornando o atendimento mais prático e rápido.
Você não precisará mais folhear cadernos ou manipular planilhas para saber quais quartos estão disponíveis em determinado período.
Controle de reservas
Você esqueceu de fazer um backup da sua planilha ou não sabe onde foi parar seu caderno de reservas? Isso não será mais problema.
Com um software hoteleiro on-line você não precisará se preocupar com o overbooking e outros problemas operacionais, pois conseguirá criar e controlar todas as reservas pela internet, reduzindo o trabalho manual.
Após a criação da reserva, você ainda poderá gerar um voucher eletrônico para enviar ao seu cliente, o que torna o processo ainda mais profissional e confiável.
Automação de tarefas
A automação de tarefas é uma das principais vantagens de um software hoteleiro. Ao automatizar processos repetitivos e manuais, como check-ins, checkouts, processamento de pagamentos e emissão de faturas, o PMS reduz significativamente o tempo e os recursos necessários para realizar essas atividades.
Isso permite que a equipe se concentre em tarefas mais estratégicas e no atendimento ao cliente. Além disso, a automação minimiza erros humanos, garantindo maior precisão e eficiência nas operações diárias.
Gestão centralizada
Com um único sistema, é possível gerenciar reservas, disponibilidade de quartos, tarifas, limpeza, manutenção e comunicação com os hóspedes.
Essa centralização facilita o controle e a supervisão de todas as atividades, permitindo uma visão geral do funcionamento da hospedagem.
A gestão centralizada também simplifica a tomada de decisões, pois fornece dados e informações em tempo real, essenciais para a administração eficiente e para a identificação rápida de problemas ou oportunidades.
Análise de dados
Falando em tomada de decisão baseada em dados, a capacidade de coletar e analisar informações é uma vantagem competitiva crucial de um software hoteleiro.
As hospedagens podem utilizar os dados gerados pelo sistema para monitorar o desempenho, identificar tendências, padrões de comportamentos dos hóspedes, e tomar decisões baseadas em dados concretos.
Por exemplo, análises de ocupação, receita por quarto disponível (RevPAR) e taxas de cancelamento ajudam a ajustar estratégias de marketing, precificação e gestão de inventário.
A análise de dados também pode identificar áreas de melhoria operacional e novas oportunidades de negócio.
Cadastro de hóspedes com histórico
De acordo com a Lei do Turismo, a Declaração da Movimentação Diária de Hóspedes no Brasil é obrigatória.
Em vez de utilizar papéis, você poderá utilizar a Ficha Nacional de Registro Hóspedes digital, disponível dentro do software hoteleiro. Uma vez que o cadastro do hóspede estiver concluído, você terá em um só lugar todas as informações dele, bem como o histórico de estadas, consumos e pagamentos.
Controle do consumo de produtos e serviços
Aqui no Blog já falamos sobre o quão importante é entender os hábitos de consumo dos hóspedes para sempre oferecer os produtos e serviços adequados.
Porém, não basta entender os hábitos dos hóspedes se não puder gerenciar o consumo deles de forma eficiente.
Com um software hoteleiro, é possível registrar todo o consumo dos hóspedes diretamente na conta virtual de cada quarto, facilitando o cálculo do valor a ser pago no ato do checkout.
Melhoria da experiência do hóspede
Um software bem implementado pode transformar a experiência do hóspede, pois, a automação e a integração dos processos permitem uma recepção mais rápida e eficiente, reduzindo o tempo de espera no check-in e check-out.
Além disso, é possível personalizar a estada do hóspede, com preferências de quarto e serviços exclusivos. Essa personalização e atenção aos detalhes aumentam a satisfação do hóspede e podem levar a avaliações positivas e maior taxa de fidelização.
Notificações em tempo real
Uma vez logado no software hoteleiro, você sempre será notificado quando houver check-in ou checkout de hóspedes previstos para o dia, permitindo um melhor planejamento da liberação dos quartos.
Os recepcionistas geralmente utilizam este recurso para não esquecerem de ligar nos quartos e avisar o horário do checkout.
Integração com outros sistemas
Um Channel Manager, por exemplo, permite a distribuição de inventário e tarifas em diversos canais de vendas on-line, como OTAs e o próprio site da hospedagem.
Essa integração garante que as disponibilidades e os preços estejam sempre atualizados em todos os canais, evitando overbookings e maximizando a ocupação.
Já o Motor de Reservas integrado facilita a gestão de reservas diretas, oferecendo uma interface simples e intuitiva para os hóspedes, e reduzindo os custos de comissionamento com canais de distribuição externos.
Isso pode resultar em maiores margens de lucro e em um melhor controle sobre o relacionamento com o cliente.
Controle de contas a pagar e receber
Você ainda utiliza agendas e post-its para não esquecer de realizar os pagamentos das contas? Acabe com essas preocupações e utilize um software hoteleiro que permite o controle on-line de todas as contas a pagar e receber.
Você ainda poderá emitir relatórios e visualizar diferentes gráficos que facilitarão a gestão de seu meio de hospedagem.
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