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Como um software para pousada pode aumentar sua produtividade na alta temporada

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Quem trabalha no setor hoteleiro sabe que gerir um hotel ou pousada possui diversas particularidades. Uma delas é a sazonalidade, que influencia diretamente no movimento do estabelecimento. Esse fator exige que o empreendedor tenha ferramentas e estratégias para que todos os períodos sejam bem administrados.

Mas em meio a um entra e sai de hóspedes, funcionários temporários e uma lista enorme de reservas, como ter uma gestão inteligente e eficaz?

Graças à tecnologia, a área tem se beneficiado cada vez mais. Hoje estão disponíveis no mercado diversos softwares e programas que ajudam donos de estabelecimentos nas tarefas administrativas.

Além de garantir mais organização e agilidade nos processos do dia a dia, optar por um software para pousada pode aumentar, e muito, a produtividade. Principalmente no período de alta temporada, quando o movimento triplica, demandando muito mais dedicação de toda a equipe.

Quer saber como? Confira a seguir!

Automatização dos processos

É impossível pensar no trabalho diário de uma pousada sendo feito com papéis, anotações soltas e cadernos. Além do risco de perda dessas informações, imagine o tempo que um colaborador levaria para encontrar determinada informação em meio ao movimento da alta temporada.

Com as façanhas da tecnologia, um software para pousada elimina o volume de papéis através de processos automatizados, como cadastro de clientes, reservas, check-in e check-out, entre outros. Além disso otimiza o tempo de trabalho do funcionário – que poderá assim executar tarefas mais estratégicas e até ter mais tempo livre para melhor atender os hóspedes.

Informações integradas

Esperar a camareira telefonar para avisar sobre o consumo do quarto ou aguardar informações de estoque para comprar mais insumos para o restaurante, são coisas do passado. Essas são apenas duas de diversas situações em que um software para pousada pode ajustar.

Com as informações lançadas corretamente na ferramenta, além da interação entre as equipes ser mais ágil – evitando o famoso “telefone sem fio”-, tomar as devidas decisões tornam-se mais seguras e produtivas. Já que poderão ser feitas com base em dados reais do estabelecimento.

Situação dos quartos em tempo real

Ter que ficar perguntando para uma camareira como anda a arrumação ou limpeza dos quartos requer atenção, e não facilita em nada o trabalho – nem do colaborador e nem do gestor.

Com um software para pousada, é possível visualizar a situação atual do estabelecimento: se um quarto está disponível, ocupado, em limpeza ou com a diária vencida. E ainda, dá para conferir rapidamente as informações sobre toda e qualquer estadia.

Imagina essa funcionalidade no entra e sai de hóspedes da alta temporada? Gerenciar a situação dos quartos vai ser mamão com açúcar!

Fácil análise e mensuração das informações

Gastar horas e horas de um colaborador para receber um relatório já não é mais necessário. Com um software implementado no hotel ou pousada, é possível fazer esse trabalho de forma produtiva e ágil.

Obter esses relatórios de maneira automatizada fornecerá informações importantes para tomar decisões mais assertivas. E assim melhorar frequentemente os resultados do estabelecimento.

Faz a gestão da ocupação

O período é de muito movimento e os colaboradores estão trabalhando redobrado para dar conta de todo o serviço. Controlar a ocupação da pousada de forma manual pode gerar erros e esquecimentos na hora de fazer atualizações.

Ao trabalhar com um software para pousada, é possível administrar a ocupação por período, tarifa e categoria de quarto. Tudo isso de forma simples e visual, ajudando a administrar os riscos do temido overbooking.

Faz o controle financeiro

O trabalho na alta temporada é tão intenso que os dias parecem passar muito mais rápido! Será que nesse corre-corre, alguém lembra de pagar as contas do estabelecimento?

Um software para pousada que contempla o serviço de contas a pagar e receber, ajuda o gestor a controlar os pagamentos, bem como programar quais serão os recebimentos de acordo com as reservas. Com isso, não compromete-se a saúde financeira do hotel ou pousada devido a esquecimentos.

Mantém os dados seguros

Como já mencionamos anteriormente, imagine deixar as informações sobre seus hóspedes soltas em papéis. E se forem parar no lixo? Investir em um software para pousada faz com que os dados sejam centralizados na ferramenta e armazenados com segurança.

Importante: lembre-se que ao implementar um software para pousada, é fundamental que os colaboradores estejam preparados para utilizá-lo. Caso contrário o resultado não será o esperado. Capacite os funcionários para que todos saibam trabalhar com a ferramenta.

Além disso, tenha consciência de que o período inicial pode demandar mais tempo até que todos se familiarizem com os processos tecnológicos. Por isso, é recomendável inserir uma ferramenta de gestão com antecedência ao início da temporada, a fim de evitar demoras e imprevistos devido a esse processo de mudanças.

Aqui a dica é investir em um sistema simples e auto didata, para que não se perca muito tempo ensinando aqueles colaboradores que ficarão com você apenas no período de alta temporada.

Leia também: Colaborador temporário: saiba como encontrar a pessoa certa para a alta temporada

A tecnologia é uma aliada dos negócios. Um software para pousada permite aos gestores não apenas agilizar as tarefas administrativas rotineiras, mas também aumenta a produtividade da equipe, tornando a experiência do hóspede ainda mais positiva.

As vantagens levantadas são apenas algumas entre tantas que a implementação da ferramenta proporciona para tornar o trabalho dos colaboradores mais eficaz.

Seja uma grande rede hoteleira ou uma pequena pousada, buscar um software flexível e que se adeque ao modelo de negócio é essencial para a otimização do trabalho, independente do período do ano.

Conheça o software para pousada Hospedin

Já pensou em ter tudo isso em um sistema único, de fácil acesso e com um preço justo? Então você precisa conhecer o Hospedin!

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