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Controle de estoque na hotelaria: como implantar?

Como acontece no seu hotel o controle de estoque? Responder essa pergunta é fundamental para o hoteleiro que trilha o caminho do sucesso. Isso porque saber que o controle de estoque na hotelaria é essencial para o faturamento do hotel, já é sair na frente.

Mas em algum momento você pode se perguntar: para quê tantos controles assim na hotelaria? Bem, a resposta é que o resultado é positivo para o seu negócio em vários aspectos. Assim, você não acha que é especialmente importante manter o controle dos setores do hotel?

Neste artigo você vai saber a importância do controle de estoque na hotelaria, conhecer o processo em seus detalhes e, ainda, como implantar no seu hotel.  Além disso, vai compreender as consequências negativas de não o fazer e os benefícios de fazê-lo.

Segue na leitura e também descubra como estruturar esse processo de controle de estoque na hospedagem.

O que é controle de estoque na hotelaria?

Esse controle cuida do que é consumido internamente, consumo relacionado aos hóspedes e, também, pela própria equipe, como produtos de higiene, limpeza, alimentos e bebidas.

Segundo BALLOU em seu livro Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos de 2001, “O estoque pode ser entendido como uma acumulação de matéria-prima, suprimento, componentes, materiais em processo e produtos acabados que surgem nos diversos canais de produção e logística das empresas”.

O controle de estoque também envolve as atividades de planejamento, organização e controle do fluxo de materiais na organização. O estoque é um setor muito dinâmico e bastante importante para os meios de hospedagem. Ficar de olho nessa parte é manter o controle do seu negócio.

A estrutura do setor

Para montar o seu espaço de controle de estoque, pense nos itens que precisa controlar em 5 grandes grupos:

  •  Os itens do Enxoval: lençóis, fronhas e toalhas, por exemplo.
  • Os itens do frigobar, ou seja, tudo que envolver os Alimentos e Bebidas (A&B), que são oferecidos aos hóspedes nos quartos e na recepção;
  • Os itens que são ingredientes para preparo de café-da-manhã, lanches e refeições (ingredientes de A&B);
  • Amenities, ou seja, produtos de uso interno como produtos usados em limpeza, mas oferecidos aos hóspedes, como xampu e sabonetes.
  • Os itens de uso interno diário, como produtos de limpeza.

Escolha um lugar no hotel de fácil mobilidade para os setores que mais utilizam o estoque. Promova uma pessoa responsável e tenha um bom Sistema de Gestão Hoteleira para seu encarregado trabalhar. 

Além disso, invista em treinamento para que esse funcionário seja os olhos do proprietário no controle de estoque no seu hotel.

Quem deve cuidar do estoque na hotelaria

O ideal é que tenha uma equipe designada e responsável pelo serviço. Essa equipe terá acesso irrestrito aos estoques e deve ter conhecimento exímio sobre o consumo de todos os itens, nos períodos de grande fluxo ou mesmo na baixa temporada. 

É dessa forma que o controle de estoque auxilia o gestor do hotel em sua função e isso facilitará bastante nas tomadas de decisão de forma mais rápida.

Saiba mais: Como a Curva ABC ajuda na gestão de estoque hoteleiro

Vantagens de fazer o controle de estoque

Primeiro, ter o controle do seu negócio traz inúmeras possibilidades de ter uma gestão excelente. Com o controle e os dados em mãos, o gestor do hotel age com certeza sobre todos os setores na distribuição e manutenção. 

Em especial, a gestão do controle do estoque está ligada a várias vantagens. Veja-as:

  •  Melhora a prestação de serviços ao cliente, visto que os insumos, geralmente, podem ser estimados, mas não projetados para garantir economicamente tudo o que os clientes precisam;
  •   Entendimento dos padrões de consumo por item. Isso envolve a relação entre o número de hóspedes, o número de reservas a as refeições servidas num determinado período;
  •   Afeta os custos da operação de forma positiva, pois o estoque pode, indiretamente, reduzir custos operacionais das outras atividades do estabelecimento;
  •  Controlar o estoque o mantém apto para servir o hotel de forma satisfatória e não deixar “furos” para os clientes perceberem;
  • Ter um estoque organizado como proteção para as oscilações de demandas e surpresas possíveis na lotação dos quartos;
  • Proteção em relação ao atraso no fornecimento de suprimentos ou quebra de contratos.

Consequências da falta de controle de estoque

Um viajante deseja utilizar o conforto de um hotel ou mesmo sua praticidade, por isso, precisa dos benefícios ao alcance das mãos. A satisfação do cliente é uma das prioridades do hotel, nesse sentido, fazer a contagem de quantas bebidas saíram do frigobar do quarto e repô-las é um serviço que deve ser feito com cuidado e controle, isso só como um exemplo.

O controle do estoque deve ser levado para todos os itens oferecidos, como o cafezinho, a toalha extra ou mesmo a água na hora do almoço. Qualquer atitude de controle e cuidado com o estoque revela a atenção que é dada para o hóspede. 

Ele pode inclusive não mencionar isso em sua fala, mas se o contrário acontecer, a memória dele estará disponível para reclamar.

A falta de controle de estoque na hotelaria gera insegurança nos funcionários, afinal se alguém necessitar de qualquer produto que o hotel oferece, por ser a praxe, ou por estar no cardápio, e o funcionário do hotel não confiar na controladoria, vai se sentir muito desconfortável e inseguro em responder ao cliente.

A insegurança dos funcionários e a possível reclamação dos clientes são alguns dos problemas acarretados por não controlar o estoque do seu hotel. 

Os prejuízos financeiros por falta de atenção com datas de expiração/validade de produtos, extravio ou apropriação indevida de peças, somam-se a eles para te dar a certeza de que fazer o controle de estoque não é opcional.

Como fazer o controle de estoque hotel

Fazer o controle do estoque do hotel tem o poder de unir mais a equipe, a gestão de tempo melhora e, principalmente, não há desperdícios e isso impacta monetariamente nos resultados. 

Por esses motivos, saber fazer o controle é uma carta na manga para conseguir sucesso com seus clientes internos e externos.

Tenha um software de gestão

A tecnologia sempre deve ser usada a nosso favor. 

E as interfaces utilizadas para o controle de estoque são muito práticas e intuitivas, isso ajuda até aquelas pessoas meio avessas ao tema. 

Como o setor de estoque é muito dinâmico ter tudo anotado em papel ou lembrado, não é possível, então um software é o que você precisa

Esses softwares mostram todo o processo de controle no amplo e no detalhe e, também, a periodicidade a serem feitos os relatórios para análise. 

Ter um software de gestão para o controle do estoque otimiza o seu trabalho, mesmo com o investimento necessário, só há ganhos nessa escolha.

Acompanhe as demandas do seu hotel

Vários fatores impactam nas reservas do seu estabelecimento, essa demanda tem a ver com os vários períodos do ano para os hoteleiros. 

Eventos, férias, estações e até liberação de recursos como o 13º salário irão ditar o quanto o responsável pelo estoque do hotel vai investir nas compras e nos itens. 

Então, esse movimento de demanda é um bom indicador para fazer o controle do estoque.

Analise os relatórios

A cada item pedido ou comprado, deve-se fazer a alimentação do sistema. Dessa forma, os relatórios ficam mais realistas e passíveis de ajudar no seu trabalho. 

Ao analisar um relatório bem feito, o controlador de estoque terá a visão necessária para entender as necessidades de cada setor do hotel e agir sobre elas. 

Também visualiza a aceitação dos produtos e com isso identificar se os fornecedores ficarão nos planos ou não. 

Além de focar no desperdício e na sobra relacionada a algum setor para então ajustar as compras.

Faça inventários periódicos

Essa atitude é para ter um controle mais rigoroso do estoque

Nos inventários será visto se os papéis e os relatórios estão de acordo com o físico, dessa forma, compras indevidas ou saídas não alimentadas no sistema serão encontradas.

Reformule a lista de compras

Se depois de análises e inventários for constatado que há produtos “parados” no estoque, é necessário reformular os itens que se tem na lista de compras. 

Não faz sentido seguir a mesma lista se a sazonalidade impacta sua hospedagem. Também, não faz sentido “perder dinheiro” com produtos que estão envelhecendo no seu estoque.

Leia também – Inventário de estoque: Porque você deve fazer em seu hotel

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