Um dos segredos do sucesso dos empreendimentos é o conhecimento sobre tudo que acontece no negócio. No setor hoteleiro isso se aplica fortemente, nos diversos setores, mas principalmente, no que diz respeito ao fluxo de caixa do hotel.
Quando se fala do financeiro, está se mexendo com o coração da empresa. Para o setor hoteleiro, saber das entradas e saídas que existem no hotel, faz com que o hoteleiro possa agir com respaldo, ou seja, nunca vai agir no escuro sobre as finanças.
Nesse artigo você vai se sentir orientado quanto a importância do fluxo de caixa para a longevidade do negócio, assim como o uso dele para estratégias ganhadoras na sua área. Será demonstrado, também, o passo a passo de como montar um fluxo de caixa.
Segue na leitura desse artigo imperdível, pois será de muitos ganhos ao final!
O que é fluxo de caixa e por que fazer?
O fluxo de caixa é uma ferramenta utilizada pelo gestor que acompanha, em seus detalhes, toda a movimentação de valores do hotel. Isso usando como base as entradas e saídas de dinheiro. Assim, esse fluxo de caixa é o movimento que o dinheiro faz no caixa da empresa.
É composto pelo que você recebe e o que paga em seu negócio. Em um fluxo de caixa eficiente, não existe movimento de valores monetários que não seja registrado no fluxo. Por isso, para um bom controle de fluxo de caixa, o seu hotel deve registrar, detalhadamente, os ganhos e os gastos, com disciplina e sem erros.
Isso pode obedecer a um período diário, semanal ou mensal, mas a avaliação final ocorre no balanço anual.
E esse ponto é que exige que os registros sejam fiéis, visto que ao final do período de um ano não se saberá exatamente os acontecimentos de tempos atrás.
Fazer o fluxo de caixa é fundamental para o hoteleiro agir estrategicamente no seu negócio.
Com ele, é possível prever algumas situações financeiras e planejar de forma organizada como resolver problemas nessa área.
Algumas atitudes práticas versam sobre a redução de despesas, realização de investimentos, negociação de tributos, solicitação de empréstimos e até conquista de investidores para o seu negócio.
Ter o fluxo de caixa redondinho e bem organizado é uma atitude fundamental para minimizar ou evitar dificuldades financeiras.
Saiba mais – Gestão de fluxo de caixa na hotelaria: da teoria à prática
4 dicas para ter um fluxo de caixa funcional
1- Mantenha as informações organizadas
Um fluxo de caixa tem um grande fluxo de informações financeiras. Elas precisam ser categorizadas e organizadas de modo que seu controle não seja um amontoado de informações que não pode ser analisada. Por isso, insira as informações utilizando critérios que proporcionem uma visão realista do seu negócio.
2- Atualize os dados
Um dos segredos de ter um fluxo útil é manter os dados alimentados com verdade e em tempo hábil de não se perder nada. O ideal é inserir os dados do fluxo em tempo real, ou diariamente. Isso evita que informações se percam e, se o gestor precisar de um relatório, terá a fotografia real para analisar.
3- Seja realista
Não é porque você tem tudo registrado no fluxo de caixa que vai ser tudo às mil maravilhas. É preciso manter uma visão realista do seu financeiro, mesmo que o seu desejo seja alcançar altos objetivos com o seu hotel.
Manter-se na realidade dos números te faz confiante para agir de forma certeira nos problemas e aproveitar o que de superávit (sobra de caixa) o relatório te mostra.
4- Invista em um bom sistema de gestão hoteleira
Você até consegue fazer o fluxo de caixa em planilhas de Excel ou mesmo em livros, mas isso não é produtivo para quem deseja extrair o melhor dessa ferramenta.
Com um sistema de gestão hoteleira é possível extrair relatórios personalizados que trazem as informações compiladas e prontas para a análise do gestor financeiro.
4 passos para montar o fluxo de caixa do hotel
Montar o fluxo de caixa do seu hotel não é difícil, é meticuloso e exige disciplina apenas. Basicamente você vai controlar as entradas e as saídas monetárias em um período determinado.
É meticuloso porque não se pode esquecer, e disciplinado porque mesmo sem ter ânimo ou estar cheio de tarefas, não pode deixar pra depois.
Para montar um fluxo de caixa siga esses passos:
1- Conheça os termos financeiros
As siglas, indicadores e os termos da área financeira não são do conhecimento de todas as pessoas. Para não ficar sem entender o que está fazendo, busque conhecer os termos principais.
Por exemplo, patrimônio líquido, margem de contribuição, juros, certificado digital, nota fiscal eletrônica.
2- Categorize receitas e despesas
Colocar as informações de forma categorizada ajuda na organização e até visualização do fluxo de caixa. Pense primeiro em grandes blocos: Ativos, Passivos, Receitas e Despesas.
Comece pelas receitas e despesas colocando-as como fixas e variáveis. Depois vá distribuindo essas despesas em títulos como “fornecedores” e “despesas operacionais e administrativas”, por exemplo.
Esmiúce separando-as em folha salarial, materiais, serviços e operações, investimentos, impostos.
3- Estabeleça uma rotina
A correta realização do fluxo de caixa depende de uma rotina muito bem preestabelecida. Por isso, criar uma rotina, mas sobretudo segui-la, vai te levar ao sucesso em fazer o fluxo de caixa.
A rotina deve ser diária: organizar as despesas do dia anterior e fazer todos os registros de pagamentos que devem ser realizados.
Rotina semanal: averiguar as operações da semana anterior e preparar-se para a semana vigente.
Rotina mensal: analisar os dados obtidos, procurando os pontos mais fracos do planejamento.
4- Contrate uma ferramenta tecnológica
Contratar uma ferramenta tecnológica vai otimizar tudo no fluxo de caixa.
Evita anotações desorganizadas, mostra os resultados diários instantaneamente, entrega relatórios para análise.
As informações financeiras ficam centralizadas e podem ser analisadas em planilhas e gráficos bem úteis.
A chance de erros é totalmente minimizada com o uso de um Sistema de Gestão Hoteleira. Por meio deste é possível extrair relatórios personalizados que trazem as informações compiladas e prontas para a análise do gestor financeiro.
E lembre-se desses pontos sempre:
- Adote um modelo de Relatório para Fluxo de Caixa;
- Crie o hábito de registrar todo e qualquer movimento financeiro ocorrido e a ocorrer em sua empresa em determinada data;
- Na primeira hora de seu dia de trabalho, verifique, analise e registre saldo em dinheiro no caixa bem como saldos bancários;
- Os valores lançados no Fluxo de Caixa devem ser realistas. Para isso, mantenha as entradas e saídas sempre atualizadas;
- Lance todas as saídas, inclusive impostos municipais, estaduais e federais;
- Analise as disponibilidades de caixa e escolha a data mais oportuna para retirar o pró-labore;
- Nas temporadas, planeje bem suas despesas a fim de evitar problemas de insuficiência de caixa;
- Se o Fluxo de Caixa se tornar negativo por longo período consecutivo, indica que seu capital de giro está comprometido. Muita atenção!
- Analise periodicamente o fluxo de caixa e identifique pontos de melhoria.
Leia também – Finanças na hotelaria: entendendo o regime de caixa e o regime de competência
Como um sistema de gestão hoteleira pode ajudar?
Um dos principais instrumentos analíticos da ferramenta são os gráficos. Por meio deles, é possível visualizar a curva de desempenho.
A melhor parte é que este comparativo entre receitas e despesas permite identificar tendências. E isso é parte do trabalho de um sistema de gestão hoteleira.
Você se sente mais confiante para tomar decisões financeiras e administrativas e cuidar dos números vai ser menos complicado do que se imagina.
O Hospedin pode oferecer esse Sistema de Fluxo de Caixa através da categorização de receitas e despesas, por exemplo, organizando entradas e saídas.
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