A gestão eficiente das reservas de um hotel é indispensável para garantir uma experiência positiva aos hóspedes e otimizar as operações do negócio.
E a integração do gestor de canais (Channel Manager) com um mapa de reservas (PMS) tornou-se uma prática comum para facilitar esse processo, pois proporciona uma visão mais clara e em tempo real ao gestor.
A junção eficiente entre estas ferramentas é vital para evitar diversos problemas, a exemplo do overbooking.
Neste artigo, confira algumas boas práticas e cuidados necessários para garantir que esta integração seja bem-sucedida e livre de complicações.
O que é uma integração do gestor de canais com o mapa de reservas?
Uma integração entre Channel Manager e PMS é chamada de integração bidirecional, e é um processo tecnológico que permite a comunicação eficiente e automática entre as duas ferramentas.
Mas, o que você precisa saber sobre isso?
Explicando de forma resumida, o gestor de canais trata-se de um software que permite gerenciar as tarifas e disponibilidades das reservas, anunciadas em diferentes canais de venda (OTAs), centralizando tudo em um único lugar.
Para quem anuncia suas acomodações em mais de um canal de venda on-line, o uso de um gerenciador de canais é indispensável, pois é possível controlar todas as reservas de diferentes anúncios em uma só plataforma, e automaticamente evitar os riscos de overbooking.
Por outro lado, o PMS é um sistema de gestão que facilita os processos, centraliza as informações e simplifica a gestão das reservas.
Ele é fundamental para a eficiência operacional do estabelecimento, pois disponibiliza diversas informações importantes, como cadastro de hóspedes, controle de estoque, gráficos e indicadores, relatórios financeiros e muito mais.
Tudo para que você tenha total controle da sua pousada ou hotel.
Quando o gestor de canais está integrado ao PMS, há uma troca de informações em tempo real entre as duas ferramentas, o que significa que as atualizações feitas em uma plataforma são automaticamente refletidas na outra.
Quando o cliente efetua uma reserva no canal de venda, a exemplo da Booking, o gestor de canais irá captar essa informação e lançar a reserva diretamente no mapa de reservas do seu PMS.
O gestor também atualizará automaticamente esta disponibilidade nos demais canais que você anunciou, mandando a informação de que a acomodação não está mais disponível para venda.
Também pode ocorrer quando você efetua uma venda direta ou venda balcão e lança no seu PMS, o gestor igualmente capta a informação e ajusta a disponibilidade, bloqueando a venda nos demais canais em que o quarto estava sendo anunciado.
Parece complexo mas não é, essa integração reduz erros, economiza tempo e melhora a eficiência na gestão da hospedagem, pois evita a necessidade de atualizações manuais em diferentes sistemas.
Benefícios da integração entre gestor de canais e PMS
Agora que você já entendeu como funciona integrar um Channel Manager ao PMS, confira os diversos benefícios dessa integração para a gestão eficiente de uma hospedagem:
Atualização em tempo real
A integração permite uma atualização instantânea e automática das informações entre o Channel Manager e o PMS, o que significa que qualquer alteração de disponibilidade, tarifa ou reserva em um canal de venda é refletida imediatamente no seu mapa de reservas e vice-versa.
Evita o overbooking
Com a sincronização em tempo real, o risco de overbooking é significativamente reduzido, pois as ferramentas trabalham em conjunto para garantir que a disponibilidade seja sempre precisa em todos os canais.
Eficiência operacional
A automação reduz a necessidade de intervenção manual, o que economiza o tempo da equipe, minimiza os riscos de erros e permite o foco em tarefas mais estratégicas. Essa integração oferece uma visão centralizada dos processos, permitindo o monitoramento e controle de todas as atividades relacionadas a reservas, tarifas e disponibilidades.
Aumento da visibilidade on-line
Com um gestor de canais, você pode anunciar e gerenciar as tarifas e disponibilidades em mais de 100 canais de venda, e assim atrair mais reservas e maximizar sua taxa de ocupação.
Análises e relatórios mais precisos
Ao integrar o Channel Manager com o PMS, os dados de desempenho podem ser mais tangíveis e precisos, pois ambas as ferramentas disponibilizam relatórios e gráficos.
Isso facilita a análise do desempenho geral da hospedagem, identificando padrões e oportunidades de melhoria.
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Riscos associados ao overbooking
O Overbooking é um termo de origem inglesa que significa excesso de reservas.
É uma palavrinha muito utilizada na hotelaria para designar a venda de reservas acima do número de ocupação máxima (reservas em excesso).
Essa prática pode ocorrer de forma acidental, por um descuido do gestor, ou propositalmente na intenção de tentar suprir o número de vendas restantes, o famoso “no show”, – muito comum nas empresas de companhias aéreas.
Em ambos os casos podem haver sérias consequências relacionadas ao overbooking, confira algumas a seguir:
Insatisfação do hóspede
Imagine, chegar na hospedagem com as expectativas altas para aproveitar as férias e descobrir que não há quartos disponíveis. Situação chata, não é mesmo?!
Isso resulta em grande insatisfação e frustração por parte do hóspede, uma má reputação on-line para o hotel, avaliações negativas e influência direta na decisão de reserva de outros hóspedes.
Perda de credibilidade
O overbooking pode afetar diretamente a credibilidade do meio de hospedagem.
Os hóspedes confiam que as reservas serão honradas, e qualquer quebra nessa confiança pode resultar em consequências a longo prazo para a imagem do hotel e impacto na perda de clientes recorrentes, que são fundamentais para a estabilidade financeira e o sucesso a longo prazo do estabelecimento.
Custos de compensação
Quando ocorre um overbooking, a hospedagem pode ter que arcar com os custos de compensação, que significa oferecer acomodações alternativas, transporte, refeições e até mesmo descontos em estadas futuras para reparar o inconveniente causado.
Além de precisar lidar com as reclamações dos hóspedes, o que pode afetar a eficiência geral das operações.
Estratégias para eliminar o overbooking
Mesmo com a integração entre gestor de canais e mapa de reservas, sabemos que o overbooking é um fantasma que assombra a vida dos hoteleiros.
Mas a boa notícia, é que ele pode ser minimizado ao máximo com a ajuda de boas práticas, processos bem organizados e um bom sistema de gestão.
Confira a seguir algumas estratégias complementares que podem ser adotar para te ajudar nessa missão:
Aprimorar a precisão na configuração de quartos
Certifique-se de que a configuração dos tipos de quartos no PMS e no gestor de canais esteja correta.
Uma descrição detalhada e atualizada dos quartos, juntamente com o número máximo de ocupantes permitidos, contribui para uma gestão mais eficiente.
Considere também implementar um período de “bloqueio estratégico” para ajustes. Isso permite uma revisão final das configurações e evita que reservas sejam feitas enquanto os ajustes são realizados.
Monitorar constantemente a taxa de ocupação
Acompanhe periodicamente sua taxa de ocupação, pois, esse controle ajuda a prever e evitar situações desagradáveis, como o overbooking.
É importante analisar tendências na ocupação e no histórico de reservas da sua hospedagem. Esse processo pode fornecer insights valiosos sobre a demanda, garantir ajustes mais assertivos e identificar padrões futuros.
Realizar treinamento da equipe
Mantenha a equipe bem treinada e informada sobre a importância na gestão das reservas.
Ofereça treinamentos regulares que garantam a compreensão de todos quanto às boas práticas e cuidados necessários.
Os gestores que utilizam os sistemas Hospedin, por exemplo, contam com treinamentos contínuos com o setor de Relacionamento com o Cliente para aprimorarem o uso das ferramentas.
Utilizar alertas automáticos
Configure alertas automáticos que avisem a equipe quando a ocupação atingir um determinado limite. Esses alertas proporcionam a oportunidade de organizar as reservas e tomar medidas preventivas.
Estabelecer uma política de reservas confirmadas
Introduza uma política que exija confirmação de reservas em um prazo específico. Isso ajuda a identificar reservas não confirmadas e a liberar quartos para novas reservas.
Revisar regularmente configurações de integração
Faça revisões regulares das configurações de integração entre o gestor de canais e o PMS para garantir que estejam alinhadas com as necessidades da hospedagem e atualizadas conforme as mudanças nas operações.
Ao implementar essas estratégias, a integração se torna mais eficiente e podendo reduzir significativamente os riscos associados ao overbooking.
A Hospedin pode ajudar nessa missão
Se você chegou até esse ponto da leitura, conseguiu perceber que os benefícios dessa integração justificam facilmente o investimento financeiro, além de agregar muito valor à gestão da sua hospedagem.
Pensando nisso, não poderia finalizar este artigo sem antes apresentar-lhe a Tríade de Sucesso da Hospedin: PMS, Channel Manager e Motor de Reservas totalmente integrados. A Solução completa e descomplicada para uma gestão eficiente das reservas e maior controle da sua hospedagem.
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