Para gerenciar um hotel é necessário contar com 3 elementos importantes, sendo eles: pessoas, processos e produto. Contudo existe um quarto elemento que faz a gestão completa de um hotel: o sistema de gestão hoteleira. Por isso, hoje você vai descobrir o que não pode faltar em um programa para gerenciamento de hotel.
Um dos principais desafios do hoteleiro ao escolher um programa para gerenciamento de hotel é justamente saber quais funcionalidades são imprescindíveis para o seu negócio.
Diversos sistemas oferecem um período de teste gratuito, contudo poucos aproveitam esse momento como poderiam. E isso acontece porque o hoteleiro não tem clareza sobre o que deseja administrar ao escolher um PMS (Property Management Suite).
No artigo de hoje nós vamos ajudar você, hoteleiro, a encontrar um sistema sem deixar para trás as funcionalidade mais importantes.
Ou seja, ao buscar por um programa de gerenciamento de hotel, você terá o conhecimento suficiente para decidir se é a ferramenta certa ou não, para o seu negócio.
Caso você já tenha um sistema hoteleiro, não me abandona, pois com esse conteúdo você poderá avaliar se ele realmente atende a sua necessidade.
Bora conferir?
Por que procurar um programa de gerenciamento de hotel?
Antes de definir a lista de funcionalidades indispensáveis, é preciso ter em mente o principal motivo pelo qual você procura um programa para gerenciamento de hotel.
Alguns hoteleiros procuram um sistema para gerenciar as reservas, outros para organizar seu tempo, outros para acompanhar o trabalho da equipe e outros ainda, para ter uma gestão financeira melhor.
De fato todos esses são motivos genuínos para se ter um sistema de gestão hoteleira. No entanto, alguns hoteleiros desejam fazer uma gestão completa do hotel (o que é mais indicado), enquanto que outros procuram por uma função em específico.
Essa clareza é que vai auxiliar o hoteleiro na busca por um programa para gerenciamento de hotel.
Se existe a necessidade de uma gestão completa deve-se optar por um sistema modularizado para que se possa fazer upgrade no momento necessário, ajustando o sistema ao crescimento do hotel.
Já para um hoteleiro que deseja somente gerenciar suas reservas, um sistema de nível básico com um Mapa de Reservas de alto desempenho atenderá satisfatoriamente essa necessidade.
Essa decisão influenciará diretamente no orçamento do hotel.
Agora sim, vamos conhecer as funcionalidades que não podem faltar no seu programa para gerenciamento de hotel, podendo elas, serem adaptadas a sua realidade e necessidade.
Funcionalidades que não podem faltar
Chegou a hora de tirar sua dúvida sobre o que é importante no gerenciamento do seu hotel quando se fala em informatização.
Ao escolher o seu sistema de gestão hoteleira, tente identificar a existência das funcionalidades abaixo. Elas foram levantadas com base nos processos dos nossos clientes e com base nos feedbacks do período de teste gratuito.
Confira:
Nº 1) Mapa de Reservas de alta performance
O Mapa de Reservas costuma ser a tela do sistema que mais exige carregamento, isso porque, estamos falando de uma quantidade considerável de informações sendo processadas ao mesmo tempo.
E não existe coisa mais incômoda do que esperar minutos para uma tela carregar, não é mesmo? Principalmente quando tem um hóspede na recepção esperando ser atendido.
Por este motivo, você precisa se certificar de que a tecnologia utilizada no Mapa de Reservas é de última geração e experimentar o tempo de carregamento durante o período de testes.
Além disso, verifique quais são as ações (arrastar reserva, fazer check-in, alterar reserva) que você pode fazer diretamente do Mapa de Reservas, sendo que essa será a tela mais utilizada pela sua equipe, possivelmente.
Confira também: Aumente sua ocupação com um mapa de reservas bem organizado!
Nº 2) Cadastro de produtos e serviços
O cadastro de hóspedes é uma funcionalidade pouco explorada pelos hoteleiros. Contudo, ela pode ser um pote de ouro para sua gestão hoteleira.
Através dele é possível fazer campanhas de marketing altamente segmentadas e assertivas com os mais diversos objetivos. Atrair clientes com o mesmo perfil, aumentar a taxa de retorno, fidelizar, presentear, engajar e etc.
No entanto, isso só é possível se o hoteleiro mantiver um registro de hóspedes atualizado e completo.
Investir um tempo nessa questão pode lhe garantir novas reservas no futuro. E o seu programa para gerenciamento de hotel deve lhe ajudar nisso, sendo fácil e prático manusear.
Nº 3) Fácil visualização da Home
A Home é um espaço bastante utilizado pelos clientes do Hospedin. Nessa tela, o hoteleiro tem uma visão objetiva do que está acontecendo no hotel naquele exato momento.
O contato visual faz com que o hoteleiro seja ágil ao cadastrar uma nova reserva, fazer um check-in ou check-out, sendo que a Home mostra os locais de acordo com a situação atual e por cor.
Por exemplo, ao olhar para Home e ver os locais na cor verde (disponível), o hoteleiro já consegue identificar onde ele pode fazer uma reserva, rapidamente.
Além disso, na Home ele encontra os principais atalhos do sistema, tornando o dia a dia mais produtivo.
Nº 4) Cadastro de tarifário
Eis uma funcionalidade que não pode faltar no seu programa para gerenciamento de hotel. Contudo eu me refiro a um cadastro de tarifário onde você pode acrescentar as regras de negócio mínimas para o cálculo das suas diárias.
Neste caso, é necessário ter um cadastro onde se possa acrescentar o valor cheio da diárias e as regras de acordo com a ocupação.
O cadastro de tarifário deve abranger também, os pacotes para determinadas datas do ano.
Nº 5) Cadastro de produtos e serviços
Tão básico e importante quanto um cadastro de hóspede é o cadastro de produtos e serviços.
Tendo em vista que o hoteleiro precisa administrar seus estoques e acompanhar quais serviços geram mais receita para o hotel, essa funcionalidade é imprescindível para a gestão do hotel e não pode ficar de fora do seu programa de gerenciamento.
Nº 6) Cadastro de transações financeiras
Falando em gestão completa do hotel não podemos deixar de fora o cadastro das transações financeiras.
Assim como no Hospedin, um programa para gerenciamento de hotel deve lançar os recebimento das reservas automaticamente no financeiro do sistema.
Complementando as receitas, o hoteleiro precisará ter a opção de cadastrar suas despesas classificando-as por categorias financeiras.
Com base nisso será possível fazer uma análise confiável dos resultados do hotel ao longo do tempo, através da gestão financeira.
Nº 7) Relatórios hoteleiros em tempo real
As análises sobre os resultados do hotel serão feitas através dos relatórios hoteleiros. Eles precisam estar disponíveis em tempo real. O programada para gerenciamento de hotel deve conter relatórios como:
- Vendas: relacionados ao faturamento
- Ocupação: relacionados às reservas
- Consumo: de produtos e serviços
- Financeiro: relacionados às receitas, despesas e saldos
Nº 8) Indicadores hoteleiros
Para completar este interessante pacote de funcionalidades essenciais, você não pode deixar de fora a tela de Indicadores. Essa é uma tela muito utilizada pelos clientes do Hospedin.
Ao acessar este ambiente o hoteleiro tem uma visão clara e objetiva dos principais indicadores hoteleiros do seu hotel. Ou seja, ele poderá visualizar, de acordo com a periodicidade escolhida, indicadores como:
- Taxa de Ocupação
- RevPar
- Diária Média
- Receitas
- Despesas
- Número de hóspedes
- Reservas canceladas
Essas 8 funcionalidades essenciais garantirão uma gestão hoteleira assertiva e completa.
Com isso o hoteleiro terá uma visão estratégica sobre o hotel e não só, uma visão imediatista, com base nas reservas do momento.
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Quando você sabe o que buscar é mais fácil acertar
Ao partir em busca do seu programada para gerenciamento de hotel tenha clareza sobre o que é imprescindível no seu negócio.
Use o período de teste, oferecido pela maior parte dos fornecedores, para conhecer a ferramenta a fundo e tirar todas as suas dúvidas com o suporte.
Caso lhe falte uma funcionalidade, aproveite o momento para descobrir se a empresa tem intenção de desenvolvê-la ou se você poderá se adaptar a função que já existe no sistema.
A gente sabe que é necessário investir tempo estudando e alimentando o sistema de gestão de hotelaria e nenhum hoteleiro quer perder tempo com algo que vai lhe causar problemas mais a frente.
A fim de evitar esse tipo de transtorno, faça sua lista de funcionalidades essenciais e busque uma solução que melhor atenda às suas necessidades.
Pois, quando você sabe o que buscar, fica mais fácil acertar.
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Gostou das dicas? Conta pra gente, nos comentários abaixo, quais são as funcionalidades que você não abre mão de jeito algum.
